Voluntarios

Esta publicación es una adaptación del episodio 58 de Kids Ministry Calling : “58. Construyendo una cultura de voluntariado próspera: diversión, capacitación y mentoría” con Crystal Mazzuca.

Si has trabajado con niños, ya sabes que reclutar, capacitar y retener voluntarios es uno de los retos más difíciles y comentados de este rol. Pero, ¿y si la clave para solucionar el problema de los voluntarios no fuera un mejor sistema ni una presentación más convincente? ¿Y si simplemente fuera más divertido?Crystal Mazzuca, editora de contenido y especialista en recursos de Hyfi, participó en el podcast Kids Ministry Calling para compartir estrategias prácticas y comprobadas que aportan energía y compromiso a cada etapa del voluntariado. Esto fue lo que comentó.

Empieza por esto: la gente se une a cosas que son divertidas.

Antes de entrar en detalles sobre las tácticas, Crystal sentó las bases: 

la gente se siente atraída por los equipos que parecen estar pasándolo bien. Si formar parte de tu ministerio infantil te resulta una carga, reclutar nuevos miembros siempre será una tarea ardua. Pero cuando tu equipo ríe, conecta y está claramente comprometido con algo significativo, se genera un miedo natural a perderse algo (FOMO) y la gente empieza a preguntar cómo pueden participar.Diversión no tiene por qué significar tontería o estupidez. Significa atractivo, interactivo y que valga la pena asistir.

Captación de voluntarios: No pidas a la gente que sirva. Invítalos a aprender.

Uno de los cambios más prácticos de Crystal: 

dejar de empezar pidiendo algo.En lugar de decir: “Realmente necesito un nuevo maestro de primer grado, ¿lo consideraría?”, pruebe con este enfoque:Estamos ampliando nuestro equipo de voluntarios. Organizaremos una reunión informal para que conozcan cómo funciona el ministerio infantil en nuestra iglesia. No se requiere ningún compromiso. ¡Solo vengan y vean!Es mucho más probable que la gente diga que sí a aprender que a comprometerse de inmediato. Y una vez que experimentan el ministerio de primera mano —los niños, los líderes, la pasión que lo impulsa—, el “sí” suele surgir de forma natural.

Qué incluir en tu experiencia de reclutamiento:

• Ten siempre comida a mano. Demuestra cariño y proporciona consuelo.
• Comparte el porqué. No des por sentado que la gente sabe por qué es importante el ministerio infantil. Comparte la visión de lo que Dios está haciendo y por qué tu iglesia invierte en ello.
• Ofrezca una visita guiada en vivo. Muestre las salas a los posibles voluntarios mientras se desarrolla la actividad ministerial para que puedan ver a los niños y a los líderes en acción, y no solo aulas vacías.
• Deja que un voluntario actual comparta su historia. Escuchar a un compañero decir “por esto sirvo” es mucho más impactante que escucharlo de ti mismo.
• Muestra la diversidad de roles. No todos tienen una vocación natural para enseñar en grupos pequeños. Algunos se desenvuelven muy bien con la tecnología, otros pueden preparar materiales durante la semana y otros se desenvuelven mejor en la guardería. Asegúrate de que haya un lugar para todos.

Consejo práctico: pídeles nombres a tus voluntarios actuales.

Crystal reta a sus voluntarios actuales a que cada uno le dé una lista de 20 nombres divididos en categorías como “alguien que ya ha colaborado”, “un amigo tuyo” y “alguien que crees que diría que no, pero te lo pregunto de todos modos”. De esta última categoría surgieron algunos de sus mejores voluntarios. Personas que nunca habrían dicho que sí a colaborar, dijeron que sí para 

aprender más y se presentaron dispuestas a comprometerse.

Capacitación para voluntarios: Que sea práctica, no solo informativa.

La capacitación es donde muchos líderes de ministerios infantiles pierden voluntarios, no porque el contenido sea malo, sino por la forma en que se imparte. El principio fundamental de Crystal es: 

si tu capacitación consiste en que alguien se ponga de pie y hable durante una hora, estás perdiendo una oportunidad.

¿Qué hace que la formación sea realmente efectiva?

1. Permita que los voluntarios compartan entre sí. Sus voluntarios cuentan con años de experiencia, sabiduría adquirida con esfuerzo y preguntas reales. Dedique tiempo para que hablen, no solo para que escuchen. Esto fortalece el sentido de comunidad y saca a la luz ideas que quizás usted ni siquiera había considerado.

2. Utilicen juegos de rol. Pidan a los voluntarios que actúen como los niños con los que trabajan, mientras que otros practican dirigir una discusión en grupo pequeño o manejar una situación difícil. Puede sonar tonto, pero funciona y es memorable. Crystal describe cómo los líderes se meten de lleno en la piel de niños específicos de su clase, lo que hace que la práctica sea a la vez divertida y realmente útil.

3. Piensa en un juego de mesa, no en una clase magistral. Crystal organizó una vez una capacitación interministerial donde los participantes tiraban dados, caían en diferentes escenarios y todos los presentes respondían. El resultado fue que una voluntaria de 80 años y una líder adolescente de 14 aprendieron la una de la otra en igualdad de condiciones, porque ambas se preocupaban por los niños.

4. Sé breve. Ofrece servicio de guardería. Los voluntarios están dedicando su tiempo. Reconócelo. Procura que dure entre 60 y 90 minutos como máximo y ofrece guardería en el lugar para que los padres no tengan que buscar una niñera solo para asistir a la capacitación.

5. Dale un tema. Si estás organizando una capacitación para la Escuela Bíblica de Vacaciones (EBV), aprovecha el tema. Una iglesia con una EBV de insectos convirtió su cena de capacitación en un banquete temático: insectos de apio, hormigas en un tronco, bebidas temáticas. No tiene que costar mucho. Solo tiene que demostrar que alguien pensó en ello.

No abandones la formación presencial por la formación en video.

Los videos cortos y motivadores son una herramienta excelente para las reuniones mensuales y para ofrecer consejos prácticos rápidos. Crystal recomienda que duren entre 2 y 3 minutos, algo que un voluntario podría ver mientras espera a que su hijo recoja a los niños del colegio. Sin embargo, las investigaciones demuestran que todas las generaciones siguen valorando la conexión personal. Sigue organizando esas reuniones, aunque al principio la asistencia parezca baja. Genera expectación y la gente vendrá.

Retención de voluntarios: Visibles, conocidos, celebrados

Crystal señala que a menudo se pasa por alto un aspecto importante: 

una buena retención de empleados impulsa una mejor captación de talento. Cuando las personas se sienten realmente valoradas y conectadas, se quedan y lo recomiendan a otros. Tu cultura de atención al cliente se convierte en tu mejor herramienta de reclutamiento.

Los tres niveles de apreciación:

PúblicoMenciona a los voluntarios por su nombre delante de sus compañeros. Durante la reunión del domingo por la mañana, di: «Quiero reconocer a [nombre]. La semana pasada, se quedó con un niño que lo necesitaba durante toda la mañana y marcó la diferencia. ¿Podemos echarle una mano?». Elogia a las personas en los momentos importantes.

PrivadoAgradecimiento personal e individual. Un mensaje de texto. Una postal escrita a mano. Un encuentro cara a cara donde expresas específicamente lo que has notado y por qué es importante. Crystal creó un sistema en el que reservaba el primer lunes de cada mes para planificar a qué voluntarios contactaría personalmente, y fue completando su lista a lo largo del año.

A sus espaldasEste consejo es subestimado. Cuando estés en una reunión de personal y alguien pregunte por los logros, menciona a un voluntario por su nombre. Díselo a tu pastor, a tu director de alabanza, a tu pastor de jóvenes. Cuando ese voluntario se entere después de que el líder del ministerio infantil habló maravillas de él en una sala donde no estaba presente, significará muchísimo para él.

Organizar al menos un evento anual de agradecimiento.

Reúne a todo tu equipo para celebrarlos, no para entrenar ni planificar, sino para homenajearlos. Entrega premios. Organiza juegos. Permíteles traer a sus familias. Haz que sea algo que esperen con ilusión cada año. (Hyfi incluso ofrece un evento de agradecimiento a los voluntarios listo para usar cada año. Este año tiene temática musical y se llama “Volunteers Rock”).

El panorama general

En definitiva, lo que Crystal describe no son trucos, sino una actitud. Es la decisión de tratar a los voluntarios como personas importantes, no como recursos que gestionar.Cuando tu ministerio es un lugar donde la gente se siente vista, reconocida, querida y valorada, no solo retienes voluntarios, sino que creas un equipo que no para de hablar de lo que les da la oportunidad de formar parte. Ese tipo de recomendación de boca en boca es la herramienta de captación más poderosa que jamás tendrás.